Личные качества, необходимые помощнику секретаря, включают общительность, дружелюбие и вежливость в общении с людьми, умение находить с ними общий язык, дипломатичность, эффективность и быстроту в принятии решений, стрессоустойчивость и трудолюбие.
Референт
Многие считают, что профессия логопеда несложная — нужно только готовить чай/кофе для начальника, отвечать на звонки и доброжелательно улыбаться посетителям. Однако задачи помощника гораздо шире, глубже и ответственнее. О том, что это за задачи и какими личными качествами они должны обладать, вы можете узнать из этой статьи.
Ни один руководитель не сможет организовать слаженную работу всей компании без помощи сотрудника, который является его «правой рукой». Речь идет о подотчетном лице — специалисте, работа которого позволяет руководителю не отвлекаться на второстепенные вопросы и сосредоточиться на решении глобальных проблем.
По сути, подотчетное лицо выступает в роли секретаря (поэтому эту должность часто называют секретарем по отчетности). Должность офис-менеджера может стать отличным началом карьеры, поскольку она дает возможность узнать многие тонкости развития бизнеса, которые можно познать только на практике. Не менее важно и то, что работа неизбежно приводит к обретению множества полезных контактов, которые могут пригодиться при открытии собственного бизнеса или продвижении по карьерной лестнице.
Однако у этой профессии есть и недостаток: у офисного работника большая рабочая нагрузка. Ему приходится держать в голове большой объем информации, решать различные рабочие вопросы и текущие проблемы, на которые не имеет смысла отвлекать голову, следить за атмосферой в коллективе и т.д. И не каждый может справиться с такой нагрузкой.
Кто такой референт
Исследователь — это сотрудник, ответственный за создание благоприятных условий для наиболее эффективной работы руководителя. Исследователь выполняет повседневные задачи, готовит для введения в должность руководителя сводку материалов, таких как статьи, научные публикации и корреспонденция, готовит отчеты, работает с базами данных, выполняет канцелярскую работу и координирует связь между соответствующими отделами.
Суть профессиональных задач сотрудника по отчетности выражается в названии должности. Этот термин происходит от латинского referens, что означает «ссылка». Можно сказать, что такая позиция существовала всегда: Все лидеры, будь то главы государств или менеджеры высшего/среднего звена, имели помощника, который выполнял различные виды задач.
В круг обязанностей современного исполнительного помощника обычно входят следующие задачи:
- формирование расписания рабочего дня руководителя;
- работа с корреспонденцией – регистрация, сортировка, составление;
- организация/контроль запланированных встреч;
- организация переговоров в телефонном режиме;
- прием и учет звонков;
- создание комфортных условий для приема посетителей;
- организация переговоров с партнерами;
- проведение предварительных переговоров;
- подбор материалов для совещаний, оповещение участвующих лиц о том, где и когда пройдет заседание, их регистрация по прибытию;
- составление докладов;
- работа с базами данных;
- работа с офисной техникой;
- подготовка материалов и документации, с которыми должен ознакомиться руководитель;
- сбор документов на подпись;
- обеспечение связи с другими отделами компании;
- формирование и обработка личных дел, их передача в архив;
- контроль за состоянием офисной техники;
- резервирование билетов и жилья для руководителя на время командировок;
- обеспечение руководителя канцелярскими принадлежностями.
Другими словами, в обязанности офисного ассистента входит все, что позволяет создать условия, в которых руководитель может заниматься важными делами и не отвлекаться на мелочи и организационные вопросы.
Какими личностными качествами должен обладать референт
Поскольку большинство задач офисного ассистента так или иначе связаны с общением, очень важно иметь отличные коммуникативные навыки. Хороший профессионал должен быть приятным собеседником и легко находить общий язык с коллегами, потенциальными и существующими партнерами, а также с посетителями всех мастей.
Работа менеджера во многом зависит от профессионализма его работы, поэтому помощник должен быть пунктуальным, дисциплинированным и достойным. Большое преимущество — быть умным и мыслить нестандартно: хороший помощник всегда найдет выход из непредсказуемых ситуаций и найдет лучшее решение в экстремальных ситуациях.
Одно из важнейших требований — высокий уровень ответственности. В конце концов, от того, насколько хорошо помощник руководителя выполняет свои обязанности, зависит эффективность работы и репутация не только руководителя, но и всей компании. Следует отметить, что работать под давлением такой ответственности иногда очень сложно.
Нельзя не упомянуть о самоотверженности офисного ассистента, который в рабочее время — а иногда и в нерабочее — должен отбросить все личные интересы и полностью посвятить себя работе. Например, если офисный помощник хочет поесть, а переговоры еще не закончены, ему следует отложить обед до того времени, когда начальнику не понадобится его помощь.
Более того, невозможно представить себе правую руку руководителя без таких черт характера, как эти:
- опрятность;
- высокий уровень культуры в поведении и речи (как устной, так и письменной);
- стрессоустойчивость;
- организаторские способности;
- аккуратность;
- хорошая память;
- самообладание;
- исполнительность.
Слово referent может быть образовано от латинского referentem, причастия настоящего времени (в винительном падеже) глагола referre («нести», см. также этимологию слова (ence)); или просто от добавления суффикс а-ent к глаголу, со ссылкой на модель других английских слов с этим суффиксом. Словарь Merriam-Webster определяет его как «то, что относится к символу (как слово или символ); особенно то, что символ обозначает». «
Самое раннее значение слова «референт», зафиксированное в Оксфордском словаре английского языка, — «тот, к кому обращаются или на кого ссылаются» и датируется 1844 г. Более позднее значение — «слово, которое ссылается на другое»; OED дает только одну ссылку на это употребление от 1899 г. (в которой говорится о «словах или ссылках», выражающих отношение). Следующее значение, которое кажется противоречащим как предыдущему значению, так и тому, что подразумевается этимологией, тем не менее, преобладает: «то, что относится к чему-то определенному, слово или выражение». Этот смысл впервые описан в книге Огдена и Ричарда «Значение значения» (1923, см. ниже); OED также приводит многочисленные более поздние примеры такого использования.
В логике слово референт иногда используется для обозначения одного из двух объектов, участвующих в отношении, в то время как другой объект называется релятом.
В семантике и философии
Треугольник референтов, из книги «Значение смысла» Огдена и Ричардса.
В таких областях, как семантика, семиотика и теория референции, проводится различие между референтом и референцией. Референция — это отношение, в котором символ или сигнификатор (например, слово) означает что-то; референт — это то, что обозначается. Референтом может быть конкретный человек или предмет, а также нечто более абстрактное, например, ряд действий.
Референции и референты подробно обсуждались кембриджскими учеными К. К. Огденом и И. А. Ричардсом в их книге 1923 года «Значение значения». Огден отметил, что референция — это психологический процесс и что сами референты могут быть психологическими — они существуют в сознании референта и не обязательно в реальном мире. Более подробную информацию об этом наблюдении см.
В синтаксисе
. Изучением возможного упорядочения выражений, которые могут согласовываться — с одним и тем же референтом — занимались лингвисты, занимающиеся изучением синтаксиса, особенно с тех пор, как Ноам Хомский в 1980-х годах представил теорию правительственного связывания (Governmental Binding Theory, GBT). Тема связывания в первую очередь касается возможных синтаксических позиций соединений существительных и местоимений. Были предприняты попытки объяснить явления, подобные тому, что изображено в следующих двух предложениях:
- Прежде чем высохнуть, Мэри была мокрая.
- Она высохла, потому что Мэри была влажной.
В первом предложении she и Mary могут иметь одну и ту же ссылку (she может относиться к Mary), но во втором предложении они обычно не могут. Для получения дополнительной информации об этих соображениях см. статьи о ГБТ и ссылку в ссылках выше.
Средняя зарплата
Заработная плата 25 — 35 тысяч рублей в месяц, в зависимости от опыта и местонахождения.
Отчитывающийся сотрудник должен обладать навыками использования компьютеров и другой офисной техники, знанием офисных программ, хорошей скоростью набора текста и хорошим знанием иностранных языков. В нашей стране сложно обучиться на секретаря-фрилансера.
Некоторые учебные заведения для секретарей также предлагают обучение по специальности «секретарь». Поэтому если вы хотите работать секретарем/переводчиком, вы можете научиться этому в технических школах, на курсах секретарей и на курсах переводчиков. Тем не менее, можно найти работу, пройдя стажировку, желательно с высшим образованием.
Место работы и карьера
Профессия очень популярна. Профессионалы незаменимы в любой офисной организации. Профессия секретаря-референта является хорошим стартом для многих молодых людей.
Изучение внутренней и внешней работы офиса, ведение документооборота, подача документов, составление протоколов, написание приказов, работа с почтой, посетителями и телефонными звонками может быть очень полезным для будущей карьеры в сфере управления.
Работа личного помощника Личный помощник анонимно объяснил, почему не стоит так часто ходить в туалет, зачем нужно знать, каков министр экономического развития и что будет, если разочаровать своего босса.
