Автоматизация это простыми словами. Автоматизация это простыми словами.

Системы CMS, такие как WordPress и Tilda, также являются инструментами для автоматизации бизнес-процессов. С их помощью можно легко управлять веб-сайтом. Раньше, чтобы добавить изображение, нужно было написать код. Теперь вы можете сделать это быстро и без участия программиста в области администрирования CMS.

Автоматизация процессов, или Как упорядочить хаоc

Автоматизация бизнес-процессов помогает не только крупным компаниям, но и малому бизнесу расти и получать больше прибыли. В этой статье мы объясним, что такое бизнес-процессы и когда их стоит обновлять, а также рассмотрим самые важные шаги на пути к автоматизации и масштабированию.

Автоматизация бизнес-процессов означает передачу некоторых функций и задач, которые раньше сотрудники выполняли вручную, специальным программам или автоматизированным системам. Это повышает качество продукции, высвобождает ресурсы и высвобождает время для более качественного обслуживания клиентов.

Вот пример. Раньше кассиры в филиале «Х» тратили время на пробивание двух квитанций, но когда мы приобрели электронный кассовый аппарат, обслуживание клиентов стало занимать меньше времени. В результате уменьшились очереди в кассу и количество недовольных клиентов. У кассиров также было время, чтобы ответить на вопросы покупателей.

Зачем нужна автоматизация

  • Помогает свести к минимуму рутинные задачи. Это особенно важно для процессов, которые непосредственно влияют на достижение результата.
  • Минимизирует человеческий фактор. Иногда ошибки, вызванные человеческим фактором, могут дорого стоить.
  • Помогает лучше контролировать процессы и сотрудников. Многие системы автоматизации позволяют вести точную отчетность и смотреть аналитику.
  • Экономит время. Вместо того чтобы тратить время на простые, монотонные задачи, можно высвободить ресурсы и заняться тем, что не под силу машинам.
  • Экономит финансы в долгосрочной перспективе. Сначала вам придется потратить ресурсы на внедрение и обучение сотрудников, однако со временем вы заметите, что решение не только окупает себя, но и приносит прибыль.
  • Помогает масштабировать бизнес. Когда компания растет, объемы работ также сильно увеличиваются. Выставить вручную 10 счетов — это совсем не то же самое, что выставить 1 000 счетов.

В любом случае, автоматизация — это упрощение и повышение удобства для клиентов и сотрудников.

Как автоматизировать бизнес-процессы

Сначала посмотрите на процессы, которые существуют в вашем бизнесе, и решите, действительно ли стоит их автоматизировать.

Какие существуют бизнес-процессы

Бизнес-процесс — это набор действий, которые сотрудники выполняют для создания ценности для клиента или партнера. Эти действия повторяются снова и снова, от клиента к клиенту.

Все бизнес-процессы можно разделить на три основных типа:

  1. Основные — напрямую влияют на доход компании. Они представляют основную деятельность организации: производство, продажи, маркетинг, работа с клиентами.
  2. Поддерживающие — обслуживают организацию. Напрямую они не влияют на доход, но без них компании было бы невозможно функционировать: HR, бухгалтерия, АХО, техническая поддержка.
  3. Управленческие — позволяют управлять бизнесом. Это организационные бизнес-процессы, связанные с разработкой целей, стратегии и развитием компании.

Три типа бизнес-процессов

Любой вид бизнес-процесса может быть автоматизирован, но только при условии, что он помогает упростить работу сотрудников, повысить производительность или улучшить качество продукции.

В каких случаях нужна автоматизация

Автоматизацию можно использовать независимо от размера компании. Но не всем нужна сложная автоматизация.

Малому бизнесу подходят готовые рыночные решения — создавать индивидуальный проект и вкладывать большие деньги не имеет смысла. Более крупные компании чаще автоматизируют отдельные процессы в рамках единой интегрированной системы. В таких случаях стандартных решений недостаточно, поэтому разрабатываются специализированные инструменты. Когда речь идет о крупных компаниях, успешное масштабирование достигается именно за счет автоматизации. Здесь выбираются решения для полной модернизации компании, что требует глубокого погружения во все процессы и создания индивидуального решения.

Автоматизация чаще всего используется для повышения ценности для клиентов или увеличения прибыльности в таких областях, как:

  • продажи : интернет-магазины способны заменить несколько торговых залов и штат продавцов;
  • бухгалтерия : не нужно вручную считать налоги и формировать платежки. Программу можно интегрировать со счетом банка и видеть все движения по счетам, формировать платежки и оплачивать их из окна программы.
  • документооборот : если контрагенты компании и сотрудники компании будут работать с электронными документами, не придется тратить время на отправку документов по почте или курьером, распечатывать и хранить бумажные оригиналы: большинство документов можно хранить в облаке.

В каких случаях не подойдет автоматизация

Услуги и программы не должны быть ненадежными в тех областях, где они необходимы:

  • комплексного принятия решений,
  • критического мышления,
  • творчества,
  • регулярных изменений,
  • индивидуального подхода.

Средства и этапы автоматизации

Если вы разделите процесс перехода на различные этапы, вам будет легче понять, с чего начать и что делать.

На этом этапе необходимо проанализировать, как работает вся система, чтобы найти слабые места, а затем выяснить, может ли автоматизация помочь их исправить или лучше использовать другой метод.

Найдите слабые места

Смоделируйте все процессы, чтобы понять, какие изменения необходимы в первую очередь. Для этого полезны специальные программы, такие как Camunda или Visual Paradigm. Подойдет также стандартный Miro или даже простая бумага и ручка. Если вы ранее создали mind map или Customer Journey Map (CJM), вы также можете использовать ее для анализа и поиска «слабых звеньев» во всем процессе.

Бизнес-процессы могут быть формализованы в виде диаграммы. Если вы максимально упростите его, он будет выглядеть следующим образом:

Как устроен бизнес-процесс

Когда блок-схема будет готова, вы увидите, как работает система в целом, и определите ее слабые места.

Как вы можете определить, есть ли проблема в процессе? Ищите следующие критерии:

  • занимает слишком много времени,
  • полностью состоит из монотонных задач,
  • содержит много однотипных действий.

Поставьте цель

Итак, вы выяснили, что не так с вашей системой. Теперь поставьте перед собой конкретную цель. Например:

  • снизить затраты,
  • повысить производительность,
  • сократить количество потребляемых ресурсов,
  • увеличить точность вычислений или другое.

Имея четкую цель, легче определить бюджет на модернизацию и принять окончательное решение за или против автоматизации.

Сделайте расчеты

Иногда случается так, что после автоматизации компании теряют больше ресурсов, чем потратили до автоматизации. Ресурсы потрачены, а изменения не оправданы. Чтобы избежать этого, важно просчитать все риски и подсчитать реальные выгоды, прежде чем вносить изменения. Например, если оборот компании составляет 2 миллиона в месяц, а внедрение автоматизации обойдется в 500 000 в месяц, то такая модернизация вряд ли будет успешной.

Существуют различные способы расчета пособия. Это зависит от процесса, который необходимо модернизировать. Например, вы можете сравнить текущую стоимость процесса с затратами на покупку и установку новой системы и обучение персонала. Или возьмите время, которое сотрудник тратит на выполнение задачи сейчас, и время, которое он будет тратить на эту задачу после модернизации, а затем сравните затраты с выигрышем от высвободившегося времени.

Существуют процедуры, требующие более сложных расчетов. В некоторых случаях стоит проконсультироваться с экономистом или другим финансовым экспертом. Кроме того, совершенствование процессов иногда не требует больших инвестиций: Чтобы оптимизировать систему, достаточно изменить способ ведения дел.

АВТОМАТИЗАЦИЯ — это. Значение слова АВТОМАТИЗАЦИЯ

sinonim.org - качественный поиск

Автоматизация — это применение технических средств, экономико-математических методов и систем управления, которые освобождают человека от непосредственного участия в процессах добычи, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации.

Термин «автоматизация», основанный на более старом слове «автоматический», не был общеупотребительным до 1947 года, когда компания Ford создала свое подразделение по автоматизации. В то время в промышленности быстро внедрялись контроллеры с обратной связью, появившиеся в 1930-х годах.

  • производственные процессы;
  • проектирование;
  • организация, планирование и управление;
  • научные исследования;
  • обучение;
  • бизнес-процессы;
  • и другие сферы человеческой деятельности.

Автоматизация повысила производительность, улучшила качество продукции, упорядочила процессы управления и вывела людей из опасных производств. Автоматизация требует комплексного, систематического подхода к решению проблем, за исключением самых простых случаев. Используемые вычислительные методы иногда имитируют нейронные и когнитивные функции человека.

Степень автоматизации может быть различной.

Ранняя история

Особой заботой средневековых греков и арабов (между III и XIII веками нашей эры) было точное измерение текущего времени. В птолемеевском Египте около 270 года нашей эры ученый и изобретатель Ктесибий придумал и описал специальный регулятор для водяных часов — устройство, похожее на регулятор уровня воды в унитазе. Это было первое устройство с функцией обратного контроля. С появлением механических часов в XIV веке водяные часы с их усовершенствованным автоматическим управлением вышли из употребления.

Выдающиеся персидские ученые, братья Мухаммед, Ахмед и Хасан, известные как «сыновья Мусы», описали различные устройства с функциями автоматического управления в «Книге интеллектуальных устройств» (850 г. н.э.). Один из них уже предложил двухфазный контроль уровня жидкости, по сути, первое устройство автоматического контроля для непрерывного процесса с переменной структурой. Братья также описали стандартный контроллер с обратной связью.

Компьютерный век

С наступлением космической эры в 1957 году техника управления, особенно в США, отвернулась от методов классической теории управления в частотной области и вернулась к методам дифференциальных уравнений конца XIX века в области времени. В 1940-х и 1950-х годах немецкий математик Ирмгард Флюгге-Лотц разработал теорию прерывного автоматического управления, которая широко использовалась в системах управления с гистерезисом, таких как навигационные системы, системы управления огнем и электронные системы. Флюгге-Лотцу и другим известны такие достижения современной эпохи, как проектирование нелинейных систем во временной области (1961), навигация (1960), теория оптимального управления и его оценки (1962), теория нелинейного управления (1969), теория цифрового управления и фильтрации (1974) и персональный компьютер (1983).

Оцените это устройство: 👍 0 👍 0 👎 0

Инструменты для автоматизации бизнес-процессов

Простейшим средством автоматизации является Microsoft Excel или его бесплатный онлайн-аналог Google Spreadsheets, который можно использовать для описания процедур и создания формул для расчета необходимых числовых значений. Это популярный метод начальной автоматизации отдела продаж, позволяющий вести клиентскую базу, отслеживать платежи от клиентов и прогнозировать выручку.

контроль оплат от клиентов

Пример прогнозирования доходов в Excel.

Имеются и более сложные системы автоматизации.

Системы управления проектами: Trello, Jira, Asana — это сервисы, которые позволяют назначать задачи сотрудникам и распределять их между членами команды. Внутренний клиент создает карточку с заданием, описывая, какого результата он хочет достичь. Исполнитель выполняет задание и отмечает на карточке, что задание выполнено. Клиент принимает или отклоняет работу. Менеджер проекта отвечает за контроль графика и качества работ.

Рабочий переносит работу из одной колонки в другую — все участники проекта информируются о том, что работа началась. Не обязательно писать в чате: Когда вы хотите начать?

Системы бухгалтерского учета. 1С, Контур — это системы управления финансами и запасами. Такие системы используются для автоматизации выставления счетов, расчета заработной платы и налогов, создания сделок и других документов.

Синхронизация счетов-фактур в 1С

Системы управления временем и персоналом. Bamboohr, Hurma — это системы, которые работники могут использовать для запроса отгулов, учета рабочего времени, рабочих и выходных дней. Информация о рабочих днях передается в бухгалтерию, где автоматически рассчитывается заработная плата. В некоторых случаях эти системы подсчитывают отработанные часы и даже делают скриншоты экранов сотрудников каждые 10 минут, чтобы убедиться, что они работают.

Hurma

Hurma автоматически подсчитывает, сколько дней отпуска доступно в этом году. Без автоматизации вам пришлось бы спрашивать у менеджера по персоналу или директора и делать собственные расчеты.

Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). AmoCRM, Terrasoft, Bitrix24 — это системы управления взаимоотношениями с клиентами. У каждого клиента есть карточка, на которой хранятся его контактные данные и история контактов. К карточке клиента прикрепляется карточка сделки: о чем договорились, сколько это стоит, когда это должно быть сделано.

Сделка и клиент закрепляются за ответственным менеджером, который проводит переговоры и фиксирует результат в CRM. Если менеджер покидает компанию, информация о его клиентах остается в системе, и другой менеджер может продолжить работу.

amoCRM

Пример воронки продаж, через которую менеджеры приводят клиента в amoCRM.

ERP-системы — это сложные системы, автоматизирующие все процессы в компании.

Например, система SAP используется такими крупными организациями, как Почта России или государственные железнодорожные компании в СНГ.

Например, вам нужно синхронизировать расписание поездов и продажу билетов на эти поезда. Некоторые пассажиры едут от терминала к терминалу, другие выходят на промежуточных станциях. Некоторые поезда приходят из других стран. SAP поможет синхронизировать количество вагонов, расписание и чрезвычайные ситуации, такие как «один поезд опаздывает на полчаса, а другой поезд в это же время находится в пути».

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Внедрение автоматизации — это длительный процесс. Сначала необходимо определить процессы, которые нужно автоматизировать. Затем оптимизируйте их, если это возможно. И только после этого выбирайте программы и внедряйте автоматизацию.

Существует два основных способа автоматизации бизнес-процессов: Работу могут выполнять сотрудники компании, или вы можете обратиться к консультантам. Давайте рассмотрим оба варианта.

Автоматизируйте все самостоятельно. Сформируйте рабочую группу в компании для автоматизации конкретных бизнес-процессов. Эта команда определяет задачи, выбирает инструменты и выполняет проект. При необходимости для решения конкретных задач привлекаются внешние партнеры и другие подразделения компании.

Преимущества Недостатки
Никаких серьезных дополнительных расходов нет. Вы платите своим сотрудникам одинаковую зарплату. Отсутствие или незначительный опыт автоматизации.
Сотрудники хорошо знают компанию и отрасль. Нет необходимости предоставлять контекст и специфику рынка. Нет стимула заканчивать быстро. Сотрудники уже работают на вашу компанию, они не торопятся.
Абсолютная конфиденциальность. Нет необходимости объяснять тонкости бизнеса непричастным лицам. У сотрудников нет времени на выполнение работы. Важные задачи игнорируются — их некому выполнять.
Они недостаточно знакомы с инструментами автоматизации. Они будут использовать инструменты, которые легко найти или которые находятся в поле их зрения.

Обратитесь к команде подрядчиков-аутсорсеров. Вы можете передать интеграцию на аутсорсинг компании или частным консультантам.

Преимущества Недостатки
Опыт в области автоматизации. Профессионалы автоматизировали множество других предприятий и проектов и знают, как избежать типичных ошибок. Дополнительные расходы. За этот проект вам придется платить отдельно, и довольно много.
Стимул — сделать все быстро. Вы рассчитаетесь с ними, как только проект будет завершен. Аутсорсеры не знают специфики компании и отрасли. Решения аутсорсеров могут быть неадекватны вашим конкретным потребностям.
Сотрудники не отвлекаются от своих задач. Ваши сотрудники могут заниматься своей основной работой. Нет никаких гарантий надежности. Даже самое сильное портфолио не является гарантией эффективности и качества работы. И вы знаете, чего ожидать от своей команды.
Она будет навязывать свой продукт или пакет решений. Нередко консультанты имеют личные предпочтения в использовании определенных продуктов, которые могут вам не подойти.

Каждый метод автоматизации имеет свои преимущества и недостатки. В целом, такие сложные проекты, как внедрение ERP, лучше всего передавать на аутсорсинг интеграторам, которые тесно сотрудничают с ними. Локальные системы, такие как CRM, можно тестировать независимо.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада благодаря автоматизации с помощью мобильных устройств. Устранение ошибок при приеме, отгрузке, инвентаризации и движении товаров навсегда.

Мобильность, точность и скорость в торговом зале и на складе, вы не теряете дни продаж на инвентаризацию и приемку.

Обязательная маркировка товаров — это способ для любой организации на 100% исключить попадание контрафактной продукции на свой склад и проследить цепочку поставок от производителя.

Скорость и точность получения и отправки товаров на склад — краеугольный камень бизнеса электронной коммерции. Начните работать с современными, более эффективными мобильными инструментами.

Учреждения

Повысьте точность учета активов вашей компании и контроль над хранением и перемещением каждого предмета. Мобильное ведение учета снижает вероятность кражи и физической потери.

Повысьте эффективность своего производственного бизнеса, внедрив мобильную автоматизацию учета запасов.

Первое в России готовое решение для RFID маркировки товаров на всех этапах цепочки поставок.

Избегайте ошибок при сравнении и чтении акцизных марок для алкогольной продукции с помощью бухгалтерских инструментов для мобильных телефонов.

Став сертифицированным партнером Cleverence, ваша компания сможет выйти на новый уровень решения проблем с вашими клиентами…

Используйте современные мобильные средства инвентаризации. Повысьте скорость и точность своих бизнес-процессов.

Основные направления для развития

автоматизация бизнеса

Обычно проводится в двух одинаково важных областях:

  • Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.
  • Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Эта система направлена на автоматизацию всего, что работает медленно или неадекватно, и устранение несоответствий и элементов, замедляющих производство. Это может быть дополнительный заместитель с минимальными задачами, без которого документы попадают непосредственно к руководителю и быстро обрабатываются.

Сюда также входят посредники, которые задерживают доставку товара конечному потребителю и взимают плату за хранение. Статистика показывает, что зачастую достаточно иметь одну надежную транспортную компанию, а не множество мелких, ненадежных компаний, которые могут подвести вас в самый неожиданный момент.

Старое оборудование, удаленные склады, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников и даже очень длинная конвейерная лента — все это влияет на скорость производства и ведет к потере прибыли. Это только часть мер по оптимизации.

Основные проблемы включают:

  • организация безопасного хранения информационных и программных элементов;
  • поддержка функционирования на высоком уровне;
  • оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;
  • формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;
  • пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;
  • улучшение качества обслуживания посетителей;
  • минимизация влияния людей на важные производственные процессы.
Оцените статью
Uhistory.ru
Добавить комментарий