Системы CMS, такие как WordPress и Tilda, также являются инструментами для автоматизации бизнес-процессов. С их помощью можно легко управлять веб-сайтом. Раньше, чтобы добавить изображение, нужно было написать код. Теперь вы можете сделать это быстро и без участия программиста в области администрирования CMS.
Автоматизация процессов, или Как упорядочить хаоc
Автоматизация бизнес-процессов помогает не только крупным компаниям, но и малому бизнесу расти и получать больше прибыли. В этой статье мы объясним, что такое бизнес-процессы и когда их стоит обновлять, а также рассмотрим самые важные шаги на пути к автоматизации и масштабированию.
Автоматизация бизнес-процессов означает передачу некоторых функций и задач, которые раньше сотрудники выполняли вручную, специальным программам или автоматизированным системам. Это повышает качество продукции, высвобождает ресурсы и высвобождает время для более качественного обслуживания клиентов.
Вот пример. Раньше кассиры в филиале «Х» тратили время на пробивание двух квитанций, но когда мы приобрели электронный кассовый аппарат, обслуживание клиентов стало занимать меньше времени. В результате уменьшились очереди в кассу и количество недовольных клиентов. У кассиров также было время, чтобы ответить на вопросы покупателей.
Зачем нужна автоматизация
- Помогает свести к минимуму рутинные задачи. Это особенно важно для процессов, которые непосредственно влияют на достижение результата.
- Минимизирует человеческий фактор. Иногда ошибки, вызванные человеческим фактором, могут дорого стоить.
- Помогает лучше контролировать процессы и сотрудников. Многие системы автоматизации позволяют вести точную отчетность и смотреть аналитику.
- Экономит время. Вместо того чтобы тратить время на простые, монотонные задачи, можно высвободить ресурсы и заняться тем, что не под силу машинам.
- Экономит финансы в долгосрочной перспективе. Сначала вам придется потратить ресурсы на внедрение и обучение сотрудников, однако со временем вы заметите, что решение не только окупает себя, но и приносит прибыль.
- Помогает масштабировать бизнес. Когда компания растет, объемы работ также сильно увеличиваются. Выставить вручную 10 счетов — это совсем не то же самое, что выставить 1 000 счетов.
В любом случае, автоматизация — это упрощение и повышение удобства для клиентов и сотрудников.
Как автоматизировать бизнес-процессы
Сначала посмотрите на процессы, которые существуют в вашем бизнесе, и решите, действительно ли стоит их автоматизировать.
Какие существуют бизнес-процессы
Бизнес-процесс — это набор действий, которые сотрудники выполняют для создания ценности для клиента или партнера. Эти действия повторяются снова и снова, от клиента к клиенту.
Все бизнес-процессы можно разделить на три основных типа:
- Основные — напрямую влияют на доход компании. Они представляют основную деятельность организации: производство, продажи, маркетинг, работа с клиентами.
- Поддерживающие — обслуживают организацию. Напрямую они не влияют на доход, но без них компании было бы невозможно функционировать: HR, бухгалтерия, АХО, техническая поддержка.
- Управленческие — позволяют управлять бизнесом. Это организационные бизнес-процессы, связанные с разработкой целей, стратегии и развитием компании.
Любой вид бизнес-процесса может быть автоматизирован, но только при условии, что он помогает упростить работу сотрудников, повысить производительность или улучшить качество продукции.
В каких случаях нужна автоматизация
Автоматизацию можно использовать независимо от размера компании. Но не всем нужна сложная автоматизация.
Малому бизнесу подходят готовые рыночные решения — создавать индивидуальный проект и вкладывать большие деньги не имеет смысла. Более крупные компании чаще автоматизируют отдельные процессы в рамках единой интегрированной системы. В таких случаях стандартных решений недостаточно, поэтому разрабатываются специализированные инструменты. Когда речь идет о крупных компаниях, успешное масштабирование достигается именно за счет автоматизации. Здесь выбираются решения для полной модернизации компании, что требует глубокого погружения во все процессы и создания индивидуального решения.
Автоматизация чаще всего используется для повышения ценности для клиентов или увеличения прибыльности в таких областях, как:
- продажи : интернет-магазины способны заменить несколько торговых залов и штат продавцов;
- бухгалтерия : не нужно вручную считать налоги и формировать платежки. Программу можно интегрировать со счетом банка и видеть все движения по счетам, формировать платежки и оплачивать их из окна программы.
- документооборот : если контрагенты компании и сотрудники компании будут работать с электронными документами, не придется тратить время на отправку документов по почте или курьером, распечатывать и хранить бумажные оригиналы: большинство документов можно хранить в облаке.
В каких случаях не подойдет автоматизация
Услуги и программы не должны быть ненадежными в тех областях, где они необходимы:
- комплексного принятия решений,
- критического мышления,
- творчества,
- регулярных изменений,
- индивидуального подхода.
Средства и этапы автоматизации
Если вы разделите процесс перехода на различные этапы, вам будет легче понять, с чего начать и что делать.
На этом этапе необходимо проанализировать, как работает вся система, чтобы найти слабые места, а затем выяснить, может ли автоматизация помочь их исправить или лучше использовать другой метод.
Найдите слабые места
Смоделируйте все процессы, чтобы понять, какие изменения необходимы в первую очередь. Для этого полезны специальные программы, такие как Camunda или Visual Paradigm. Подойдет также стандартный Miro или даже простая бумага и ручка. Если вы ранее создали mind map или Customer Journey Map (CJM), вы также можете использовать ее для анализа и поиска «слабых звеньев» во всем процессе.
Бизнес-процессы могут быть формализованы в виде диаграммы. Если вы максимально упростите его, он будет выглядеть следующим образом:
Когда блок-схема будет готова, вы увидите, как работает система в целом, и определите ее слабые места.
Как вы можете определить, есть ли проблема в процессе? Ищите следующие критерии:
- занимает слишком много времени,
- полностью состоит из монотонных задач,
- содержит много однотипных действий.
Поставьте цель
Итак, вы выяснили, что не так с вашей системой. Теперь поставьте перед собой конкретную цель. Например:
- снизить затраты,
- повысить производительность,
- сократить количество потребляемых ресурсов,
- увеличить точность вычислений или другое.
Имея четкую цель, легче определить бюджет на модернизацию и принять окончательное решение за или против автоматизации.
Сделайте расчеты
Иногда случается так, что после автоматизации компании теряют больше ресурсов, чем потратили до автоматизации. Ресурсы потрачены, а изменения не оправданы. Чтобы избежать этого, важно просчитать все риски и подсчитать реальные выгоды, прежде чем вносить изменения. Например, если оборот компании составляет 2 миллиона в месяц, а внедрение автоматизации обойдется в 500 000 в месяц, то такая модернизация вряд ли будет успешной.
Существуют различные способы расчета пособия. Это зависит от процесса, который необходимо модернизировать. Например, вы можете сравнить текущую стоимость процесса с затратами на покупку и установку новой системы и обучение персонала. Или возьмите время, которое сотрудник тратит на выполнение задачи сейчас, и время, которое он будет тратить на эту задачу после модернизации, а затем сравните затраты с выигрышем от высвободившегося времени.
Существуют процедуры, требующие более сложных расчетов. В некоторых случаях стоит проконсультироваться с экономистом или другим финансовым экспертом. Кроме того, совершенствование процессов иногда не требует больших инвестиций: Чтобы оптимизировать систему, достаточно изменить способ ведения дел.
АВТОМАТИЗАЦИЯ — это. Значение слова АВТОМАТИЗАЦИЯ
Автоматизация — это применение технических средств, экономико-математических методов и систем управления, которые освобождают человека от непосредственного участия в процессах добычи, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации.
Термин «автоматизация», основанный на более старом слове «автоматический», не был общеупотребительным до 1947 года, когда компания Ford создала свое подразделение по автоматизации. В то время в промышленности быстро внедрялись контроллеры с обратной связью, появившиеся в 1930-х годах.
- производственные процессы;
- проектирование;
- организация, планирование и управление;
- научные исследования;
- обучение;
- бизнес-процессы;
- и другие сферы человеческой деятельности.
Автоматизация повысила производительность, улучшила качество продукции, упорядочила процессы управления и вывела людей из опасных производств. Автоматизация требует комплексного, систематического подхода к решению проблем, за исключением самых простых случаев. Используемые вычислительные методы иногда имитируют нейронные и когнитивные функции человека.
Степень автоматизации может быть различной.
Ранняя история
Особой заботой средневековых греков и арабов (между III и XIII веками нашей эры) было точное измерение текущего времени. В птолемеевском Египте около 270 года нашей эры ученый и изобретатель Ктесибий придумал и описал специальный регулятор для водяных часов — устройство, похожее на регулятор уровня воды в унитазе. Это было первое устройство с функцией обратного контроля. С появлением механических часов в XIV веке водяные часы с их усовершенствованным автоматическим управлением вышли из употребления.
Выдающиеся персидские ученые, братья Мухаммед, Ахмед и Хасан, известные как «сыновья Мусы», описали различные устройства с функциями автоматического управления в «Книге интеллектуальных устройств» (850 г. н.э.). Один из них уже предложил двухфазный контроль уровня жидкости, по сути, первое устройство автоматического контроля для непрерывного процесса с переменной структурой. Братья также описали стандартный контроллер с обратной связью.
Компьютерный век
С наступлением космической эры в 1957 году техника управления, особенно в США, отвернулась от методов классической теории управления в частотной области и вернулась к методам дифференциальных уравнений конца XIX века в области времени. В 1940-х и 1950-х годах немецкий математик Ирмгард Флюгге-Лотц разработал теорию прерывного автоматического управления, которая широко использовалась в системах управления с гистерезисом, таких как навигационные системы, системы управления огнем и электронные системы. Флюгге-Лотцу и другим известны такие достижения современной эпохи, как проектирование нелинейных систем во временной области (1961), навигация (1960), теория оптимального управления и его оценки (1962), теория нелинейного управления (1969), теория цифрового управления и фильтрации (1974) и персональный компьютер (1983).
Оцените это устройство: 👍 0 👍 0 👎 0
Инструменты для автоматизации бизнес-процессов
Простейшим средством автоматизации является Microsoft Excel или его бесплатный онлайн-аналог Google Spreadsheets, который можно использовать для описания процедур и создания формул для расчета необходимых числовых значений. Это популярный метод начальной автоматизации отдела продаж, позволяющий вести клиентскую базу, отслеживать платежи от клиентов и прогнозировать выручку.
Пример прогнозирования доходов в Excel.
Имеются и более сложные системы автоматизации.
Системы управления проектами: Trello, Jira, Asana — это сервисы, которые позволяют назначать задачи сотрудникам и распределять их между членами команды. Внутренний клиент создает карточку с заданием, описывая, какого результата он хочет достичь. Исполнитель выполняет задание и отмечает на карточке, что задание выполнено. Клиент принимает или отклоняет работу. Менеджер проекта отвечает за контроль графика и качества работ.
Рабочий переносит работу из одной колонки в другую — все участники проекта информируются о том, что работа началась. Не обязательно писать в чате: Когда вы хотите начать?
Системы бухгалтерского учета. 1С, Контур — это системы управления финансами и запасами. Такие системы используются для автоматизации выставления счетов, расчета заработной платы и налогов, создания сделок и других документов.
Синхронизация счетов-фактур в 1С
Системы управления временем и персоналом. Bamboohr, Hurma — это системы, которые работники могут использовать для запроса отгулов, учета рабочего времени, рабочих и выходных дней. Информация о рабочих днях передается в бухгалтерию, где автоматически рассчитывается заработная плата. В некоторых случаях эти системы подсчитывают отработанные часы и даже делают скриншоты экранов сотрудников каждые 10 минут, чтобы убедиться, что они работают.
Hurma автоматически подсчитывает, сколько дней отпуска доступно в этом году. Без автоматизации вам пришлось бы спрашивать у менеджера по персоналу или директора и делать собственные расчеты.
Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). AmoCRM, Terrasoft, Bitrix24 — это системы управления взаимоотношениями с клиентами. У каждого клиента есть карточка, на которой хранятся его контактные данные и история контактов. К карточке клиента прикрепляется карточка сделки: о чем договорились, сколько это стоит, когда это должно быть сделано.
Сделка и клиент закрепляются за ответственным менеджером, который проводит переговоры и фиксирует результат в CRM. Если менеджер покидает компанию, информация о его клиентах остается в системе, и другой менеджер может продолжить работу.
Пример воронки продаж, через которую менеджеры приводят клиента в amoCRM.
ERP-системы — это сложные системы, автоматизирующие все процессы в компании.
Например, система SAP используется такими крупными организациями, как Почта России или государственные железнодорожные компании в СНГ.
Например, вам нужно синхронизировать расписание поездов и продажу билетов на эти поезда. Некоторые пассажиры едут от терминала к терминалу, другие выходят на промежуточных станциях. Некоторые поезда приходят из других стран. SAP поможет синхронизировать количество вагонов, расписание и чрезвычайные ситуации, такие как «один поезд опаздывает на полчаса, а другой поезд в это же время находится в пути».
Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов
Внедрение автоматизации — это длительный процесс. Сначала необходимо определить процессы, которые нужно автоматизировать. Затем оптимизируйте их, если это возможно. И только после этого выбирайте программы и внедряйте автоматизацию.
Существует два основных способа автоматизации бизнес-процессов: Работу могут выполнять сотрудники компании, или вы можете обратиться к консультантам. Давайте рассмотрим оба варианта.
Автоматизируйте все самостоятельно. Сформируйте рабочую группу в компании для автоматизации конкретных бизнес-процессов. Эта команда определяет задачи, выбирает инструменты и выполняет проект. При необходимости для решения конкретных задач привлекаются внешние партнеры и другие подразделения компании.
Преимущества | Недостатки |
Никаких серьезных дополнительных расходов нет. Вы платите своим сотрудникам одинаковую зарплату. | Отсутствие или незначительный опыт автоматизации. |
Сотрудники хорошо знают компанию и отрасль. Нет необходимости предоставлять контекст и специфику рынка. | Нет стимула заканчивать быстро. Сотрудники уже работают на вашу компанию, они не торопятся. |
Абсолютная конфиденциальность. Нет необходимости объяснять тонкости бизнеса непричастным лицам. | У сотрудников нет времени на выполнение работы. Важные задачи игнорируются — их некому выполнять. |
Они недостаточно знакомы с инструментами автоматизации. Они будут использовать инструменты, которые легко найти или которые находятся в поле их зрения. |
Обратитесь к команде подрядчиков-аутсорсеров. Вы можете передать интеграцию на аутсорсинг компании или частным консультантам.
Преимущества | Недостатки |
Опыт в области автоматизации. Профессионалы автоматизировали множество других предприятий и проектов и знают, как избежать типичных ошибок. | Дополнительные расходы. За этот проект вам придется платить отдельно, и довольно много. |
Стимул — сделать все быстро. Вы рассчитаетесь с ними, как только проект будет завершен. | Аутсорсеры не знают специфики компании и отрасли. Решения аутсорсеров могут быть неадекватны вашим конкретным потребностям. |
Сотрудники не отвлекаются от своих задач. Ваши сотрудники могут заниматься своей основной работой. | Нет никаких гарантий надежности. Даже самое сильное портфолио не является гарантией эффективности и качества работы. И вы знаете, чего ожидать от своей команды. |
Она будет навязывать свой продукт или пакет решений. Нередко консультанты имеют личные предпочтения в использовании определенных продуктов, которые могут вам не подойти. |
Каждый метод автоматизации имеет свои преимущества и недостатки. В целом, такие сложные проекты, как внедрение ERP, лучше всего передавать на аутсорсинг интеграторам, которые тесно сотрудничают с ними. Локальные системы, такие как CRM, можно тестировать независимо.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада благодаря автоматизации с помощью мобильных устройств. Устранение ошибок при приеме, отгрузке, инвентаризации и движении товаров навсегда.
Мобильность, точность и скорость в торговом зале и на складе, вы не теряете дни продаж на инвентаризацию и приемку.
Обязательная маркировка товаров — это способ для любой организации на 100% исключить попадание контрафактной продукции на свой склад и проследить цепочку поставок от производителя.
Скорость и точность получения и отправки товаров на склад — краеугольный камень бизнеса электронной коммерции. Начните работать с современными, более эффективными мобильными инструментами.
Повысьте точность учета активов вашей компании и контроль над хранением и перемещением каждого предмета. Мобильное ведение учета снижает вероятность кражи и физической потери.
Повысьте эффективность своего производственного бизнеса, внедрив мобильную автоматизацию учета запасов.
Первое в России готовое решение для RFID маркировки товаров на всех этапах цепочки поставок.
Избегайте ошибок при сравнении и чтении акцизных марок для алкогольной продукции с помощью бухгалтерских инструментов для мобильных телефонов.
Став сертифицированным партнером Cleverence, ваша компания сможет выйти на новый уровень решения проблем с вашими клиентами…
Используйте современные мобильные средства инвентаризации. Повысьте скорость и точность своих бизнес-процессов.
Основные направления для развития
Обычно проводится в двух одинаково важных областях:
- Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.
- Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.
Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов
Эта система направлена на автоматизацию всего, что работает медленно или неадекватно, и устранение несоответствий и элементов, замедляющих производство. Это может быть дополнительный заместитель с минимальными задачами, без которого документы попадают непосредственно к руководителю и быстро обрабатываются.
Сюда также входят посредники, которые задерживают доставку товара конечному потребителю и взимают плату за хранение. Статистика показывает, что зачастую достаточно иметь одну надежную транспортную компанию, а не множество мелких, ненадежных компаний, которые могут подвести вас в самый неожиданный момент.
Старое оборудование, удаленные склады, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников и даже очень длинная конвейерная лента — все это влияет на скорость производства и ведет к потере прибыли. Это только часть мер по оптимизации.
Основные проблемы включают:
- организация безопасного хранения информационных и программных элементов;
- поддержка функционирования на высоком уровне;
- оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;
- формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;
- пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;
- улучшение качества обслуживания посетителей;
- минимизация влияния людей на важные производственные процессы.